工作電話禮儀篇
2019/07/10    來源:文明四會     點擊:638   

       電話在我們日常工作、生活中運用頻繁,被現代人公認為便利的通訊工具。就算隔著信號,我們也能通過聲音推測對方的行為,電話不僅僅是一個傳遞信息的工具,還在很大程度上體現通話者個人的修養和素質,今天我們一起來學習一下電話的禮儀。
 
       撥打電話
 
       擇時通話
 
       通話時機的選擇看似平常,實際上很重要。有的人只以自己的情況為判斷標準,選擇自己方便的時候撥打電話,這實際上是對通話對象不夠重視、尊重的表現。設身處地地考慮對方的情況,是選擇通話時機的基本原則。
        休息時間盡量別打電話
       嚴格地講,晚上10點之后,早上7點之前,沒有什么特別的急事不要打電話。萬一有急事打電話,最好要先說一句“抱歉,事關緊急,打攪你了! ”
        就餐時盡量別打電話
        現代人工作繁忙,通常中午只有一個小時的吃飯時間,如遇電話,豈不影響食欲?
節假日盡量別打電話
        在工作中遇到緊急情況,應該隨時與有關部門和人員電話聯絡,但也要注意把握分寸。
 
        簡短通話
 
        在日常生活中撥打電話,有多少事就說多長時間,說清楚為止。但是,工作電話通話時間是宜短不宜長,要長話短說,廢話少說,沒話不說,一定要有時間觀念。
 
        通話內容
 
        正確把握通話內容的一個有效方法就是要養成重要電話列提綱的習慣。電話接通后要自我介紹一下,列出通話的事項,先講重要的事情,后講次要的事情。
 
        禮貌掛機
 
       首先,要了解怎樣暗示對方終止通話。其標準化的做法就是重復要點,比如:“陳老師,那我們這次就說好了,請您下個星期一參加我們單位的專家論證會。按照我們約定的,我下周一早晨8點到您家樓下,接您過來。”這就是重復要點的方法。
      其次,要熟知掛機的順序。從禮儀角度來說,通話完畢應該由上級先掛,客人先掛。如遇特殊情況,即通話雙方職務一樣,性別相同,年齡相仿,此時一般就是誰先撥打誰先掛斷。
 
        安全使用
 
        從保密的要求來講, 一個有經驗的工作人員是不應該用手機來傳送重要信息的,尤其是在國際交往中。此外,還要注意遵守安全規范,比如開車的時候不玩手機,乘坐飛機時手機要關機,在加油站附近和病房內不使用手機等。
 
        接聽電話
 
        準備工作
 
        接聽電話前,要準備好記錄工具,例如筆和紙、手機、電腦等。如果沒有準備好記錄工具,那么當對方需要留言時,就不得不要求對方稍等一下,讓賓客在等待,這是很不禮貌的。
 
        及時接聽
 
       撥打電話要注意“通話3分鐘”原則,而接聽電話則要遵循“鈴響不過3聲”原則,及時接聽電話,尤其是有約在先的電話。
 
         確認身份
 
      對方打來電話,一般會自己主動介紹。如果沒有介紹或者沒聽清楚,就應該主動問:“請問您是哪位?我能為您做什么?您找哪位?”
 
        注意態度
 
        當我們接聽到對方撥錯的電話,首先仍然要向對方問好,說明電話撥錯了。然后要將本單位的電話號碼重復一下,讓對方驗證。
 
        禮貌用語
 
        1. 您好!這里是×××,請問您找誰?
        2. 我就是,請問您是哪一位?……請講。
        3. 請問您有什么事? (有什么能幫您?)
        4. 您放心,我會盡力辦好這件事。
        5. 不用謝,這是我們應該做的。
        6. ×××同志不在,我可以替您轉告嗎? (請您稍后再來電話好嗎?)
        7. 對不起,這類業務請您向×××部(室)咨詢,他們的號碼是……。(×××同志不是這個電話號碼,他(她)的電話號碼是……)
       8. 您打錯號碼了,我是×××,……沒關系。
       9. 您好!請問您是×××單位嗎?
      10. 請幫我找×××同志。
      11.對不起,我打錯電話了。
      12.對不起,這個問題……,請留下您的聯系電話,我們會盡快給您答復好嗎?
 
        注意事項
 
        1. 不要一驚一乍,影響他人。
        2. 不要打斷對方說話,如萬不得已,需先表示抱歉。
        3. 不要用一邊打電話一邊干其他事以為別人不知道。
       4. 不要煲電話粥影響別人用電話。
        5. 不要在電話中“嘻嘻哈哈”,影響自己的職業形象。
 
“人無禮不立,事無禮不成”
小細節
大文明
接打電話禮先行
文明溝通益處多
樹形象
贏尊重
禮貌用語伴我行
社交技能大提升
 
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